«Ысык-Көлдүн экологиясын башкаруу жана туризмди туруктуу өнүктүрүү»

II.            Модуль закупок, способный обрабатывать операции, связанные с администрированием контрактов, соответствующими дополнениями и изменениями, обработку платежей по зарегистрированным контрактам, отчетность;

III.           Модуль учета ведения строительных работ по контрактам (включая мониторинг BОР и АВР);

IV.          Модуль по мониторингу и отчетности проекта, включая модуль по формированию, анализу и обработке онлайн-анкет;

V.            Модуль по тренингам и наращиванию потенциала.

 

2.      Подробное описание объема услуг по разделам 

 

I.              Программное обеспечение для бухгалтерского учета .

Деятельность проекта будет финансироваться из средств Азиатским банком развития.  Основные факторы, которые следует принимать во внимание при разработке системы движения средств, являются: i) обеспечение беспебойного движения средств исполнительным агентством для содействия в реализации проекта, и ii) обеспечение мер внутреннего контроля за надлежащим использованием, управлением, бухгалтерским учетом и отчетностью по средствам исполняющим агентством.

Центры ведения бухгалтерского учета.

            Определение офиса, где будут вестись бухгалтерские книги, информация о расходах и механизмы консолидации счетов в объединенный счет проекта. Эти мероприятия будут тесно связаны с мероприятиями по потоку денежных средств (для обеспечения того, чтобы субьекты, которым предоставляются средства, должным образом вели учет средств).

Финансовая отчетность

            Программное обеспечение учета проекта должно будет отражать: i) записи транзакций, связанных с проектом, отдельно по каждому источнику финансирования, ii) источникам финансирования и их использование для средств проекта; iii) обменные курсы национальной валюты по отношению к валюте источников средств и валюте транзакции; (iv) подготовка промежуточных неаудированных финансовых отчетов (ПФО) и годовой финансовой отчетности проекта, приемлемой для финансовых учреждений и стран-доноров; v) мониторинг закупок и управление контрактами, в том числе возможность отслеживания всех этапов процесса закупок, выполнение всех работ и платежей по конкретному контракту; (vi) мониторинг выполнения строительных контрактов согласно BОР и АВР; vii) отчётность по матрице индикаторов проекта.

            Все транзакции будут регистрироваться с соответствующими характеристиками, включая категории/подкатегории и компоненты/подкомпоненты.

            Формы различных периодических отчетов, которые будут автоматически генерироваться из компьютеризированной системы финансового управления, должны быть разработаны на основе требований Азиатским банком развития и правительства к финансовой отчетности. Следовательно, должна существовать четкая связь между информацией, содержащейся в этих отчетах, и планом счетов. Финансовые отчеты должны содержать качественную и своевременную информацию для управления проектом и исполнительным агентством проекта. Консолидированная финансовая отчетность должна быть подготовлена по всему проекту. Финансовые отчеты, представляемые Азиатскому банку развития, включают, но не ограничиваются: (i) специальный отчет о сверке счетов и ведомости расходах (SOE) для подготовки заявок на снятие средств с формами, подлежащих представлению в Азиатский банк развития; ii) периодические ПФО; и iii) годовые финансовые ведомости. Эти годовые финансовые отчеты должны включать следующие отчеты:

   А)        Сводная информация о полученных средствах с указанием средств Азиатского банка развития, средств проекта от других доноров и средств партнеров отдельно;

    Б)        Сводная информация о расходах, выплаченных, в разбивке по основным разделам проекта (компоненты/подкомпоненты) и по категориям расходов как за текущий квартал, финансовый год, так и нарастающим итогом;

   В)        Учетная политика и пояснительные примечания (включая дополнительную учетную политику и раскрытия), охватывающие:

·         краткое изложение сводных отчетов, использованных в качестве основы для подачи заявок на снятие средств в примечаниях, в зависимости от случая;

·         выписка о указанном счете в примечаниях, в зависимости от случая;

·         отчет о финансовом положении, показывающий накопленные средства по проекту, остатков на банковских счетах, прочие активы проекта и обязательства, если таковые имеются; и

·         сравнение бюджетных и фактических сумм в виде столбца бюджета в отчете о денежных поступлениях и платежах.

Система финансового управления должна соответствовать соответствующей политике Правительства Кыргызской Республики, а также соответствующим руководящим принципам и политике Азиатского банка развития. Это ОР будет служить справочным документом для всех сотрудников проекта, а также поможет в компьютеризации системы финансового управления.

Система «Бухгалтерский учет»

Основные процессы:

Учет денежных средств и документов:

- Учет безналичных денежных средств,

- Учет наличных денежных средств,

- Учет валютных операций,

- Инвентаризация денежных средств,

- Формирование печатных форм документов и специализированных отчетов.

 

Расчеты с подотчетными лицами:

- Учет выданных/выплаченных денежных средств,

- Учет товарно-материальных ценностей, приобретенных подотчетным лицом,

- Формирование печатных форм документов и специализированных отчетов.

 

Учет расчетов с контрагентами:

- Покупка услуг и товаров,

- Учет расчетов с поставщиками и покупателями,

- Расчеты, акты сверки с разными дебиторами и кредиторами,

- Учет ГСМ (бензина) по карте, списание по норме и пробегу (км),

- Формирование печатных форм документов и специализированных отчетов.

Учет основных средств и нематериальных активов:

- Учет поступления основных средств, внутреннего перемещения, выбытия основных средств и нематериальных активов,

- Классификация основных средств (офисное оборудование, компьютерное оборудование, программное обеспечение, мебель, транспортные средства),

- Реестр основных средств, включая присвоение серийных и инвентарных номеров, а также ответственное лицо,

- Инвентаризация основных средств и нематериальных активов,

- Учет безвозмездного поступления и передачи основных средств и нематериальных активов,

- Учет операций по списанию основных средств,

- Формирование печатных форм документов и специализированных отчетов.

 

Учет товарно-материальных запасов:

- Ведение бухгалтерского учета в денежном выражении в разрезе номеров, мест хранения/использования, материально ответственных лиц,

-Инвентаризация,

- Создание печатных форм документов и специализированных отчетов.

- Управление персоналом и расчет заработной платы

 

 

Требования к ведению штатного расписания:

- Ведение справочника должностей с указанием категории;

- Ведение учета трудового стажа в проектах для начисления надбавок к должностному окладу;

 

Требования к ведению кадрового учета:

- Ведение личных карточек сотрудников;

- Учет движения кадров (найм, увольнение, перемещение);

- Оформление и учет отпусков (трудовых, неоплачиваемых);

- Оформление и учет отсутствий на работе (больничные, командировки, прогулы, отсутствия по непонятным причинам и т.д.);

- Ведение учета приказов;

- Формирование регламентированной отчетности.

 

Требования к ведению табельного учета рабочего времени:

- Автоматическое заполнение табеля учета рабочего времени каждого сотрудника, отпусков, предпраздничных и переносах, используя информацию из различных журналов (больничные, командировки, трудовые и неоплачиваемые отпуска, прогулы, и т.д. на основании приказов);

- Просмотр записей в табелях учета рабочего времени по всем сотрудникам на нужную дату, а также по конкретному сотруднику за выбранный месяц;

- Отчетность о фактическом использовании рабочего времени.         

 

Требования к расчету заработной платы:

- Начисление заработной платы;

- Начисление по больничному листу;

- Начисление отпуска;

- Удержание по исполнительным листам;

- Удержание подоходного налога с заработной платы работника;

- Удержание страховых взносов из заработной платы работника;

- Выплата заработной платы на лицевые счета работника;

- Формирование платежных ведомостей;

- Формирование проводок по заработной плате;

- Формирование расчетных листов с описанием расчета на адрес электронной почты сотрудника;

- Формирование типовых справок о заработной плате сотрудника.

 

Первичные бухгалтерские документы:

·         Приходный кассовый ордер;

·         Расходный кассовый ордер;

·         Платежное поручение;

·         Платежная ведомость по выплате заработной платы сотрудникам, консультантам и другим работникам;

·         Начисление заработной платы;

·         Авансовые отчеты;

·         Конвертация валюты;

·         Переоценка сумм на валютных счетах в момент изменения курса валют;

·         Список платежей по источникам финансирования;

·         Перечень расходов по компонентам/подкомпонентам, по статьям и группам расходов; 

·         Учет основных средств, товарно-материальных ценностей Проекта и т.д.;

·         Список всех контактов, разделенных на товары, работы и услуги, операционные расходы, суммы контрактов; и

·         Любые другие документы, необходимые для работы системы бухгалтерского учета и обеспечения эффективного контроля над финансовыми ресурсами;

·         Журнал регистрации, учета и выдачи банковских гарантий (на авансовое обеспечение, исполнения контракта, устранения дефектного периода).

 

Финансовые отчеты:

·         Оборотно-сальдовая ведомость (по компонентам, подкомпонентам, категориям/подкатегориям проекта);

·         Оборотно-сальдовая ведомость по отдельным счетам;

·         Журналы-ордера и ведомости по счетам;

·         Главная книга;

·         Сверка счетов (Шахматка);

·         Анализ счетов;

·         Анализ субподрядчиков;

·         Пробный баланс;

·         Бюджет проекта (квартал, год);

·         Бюджет и выплаты по операционным расходам;

·         Бюджет и выплаты по Тренингам;

·         Консолидированный отчет о прибылях и убытках (формат: квартальный, годовой и нарастающий).

 

Специальные репортажи:

Внедряемое программное обеспечение должно быть разработано таким образом, чтобы можно было экспортировать данные в таблицы Microsoft Excel для автоматической генерации периодических отчетов как в местной валюте, так и в долларах США:

·         Формах, требуемых Азиатским банком развития, неаудированные финансовые отчеты, на ежеквартальной основе, а также годовые финансовые отчеты с нарастающим учетом;

·         Отчетность, требуемая Министерством финансов Кыргызской Республики (ежемесячные, ежеквартальные отчеты в соответствии с Постановлением Правительства Кыргызской Республики No 232 от 28 мая 2019 года (Положение об управлении государственными инвестициями);

·         Составление сальдо бюджета с приложениями, а также отчетность для проведения аудита счетов Проекта;

Образцы форм отчетности будут предоставлены ОУП. Система должна быть многопользовательской (с сетевой структурой) с соответствующим профилированием безопасности и способностью отслеживания транзакций и операций (аудиторское отслеживание).

 

Некоторые отчеты по конкретным проектам:

·         Документ «Заявка на пополнение выделенного счета»;

·         Документ «Заявка на снятие средств»;

·         Документ «Прямой платеж»;

·         Документ начисление иностранным консультантам, включая налоговые удержания нерезидента и отчисления в Социальный фонд;

·         Курсы валют (История курсов валют);

·         Документ «Пересчет курсовой разницы»;

·         Таблица выполненных работ и задолженностей в разрезах: «Финансирование», «Контрагент», «Основание» (договоры, контракты);

·         Таблица выплаты по контрагентам, контрактам в разрезе - компонент и категорий;

·         Таблица планируемые и фактические расходы по компонентам, по подписанным контрактам;

·         Таблица планируемые и фактические расходы по контрактам в разрезе компонент и категорий расходов;

·         Таблица Бюджет и выплаты по контрактам на строительные работы;

·         Табличный отчет об уплаченной и погашенной сумме аванса за строительные работы;

·         Ведомости расходов;

·         Все консолидированные промежуточные финансовые отчетности, ранее называемая отчетность, требуемая Министерством финансов Кыргызской Республики, в том числе:

o   Источники и использование средств;

o   Использование финансовых средств по проектной деятельности (поддержание источников финансирования);

o   Выписки сверки по выделенному счету;

o   Отчеты о физическом прогрессе - производительность;

o   Отчеты о физическом прогрессе - статус работ и услуг;

o   Отчеты по мониторингу закупок.

 

Разработка и внедрение в проект программного обеспечения специального функционала бухгалтерского учета 1-С - Алгоритм получения отчетов в другой (национальной) валюте.

 

Донорская отчетность включает в себя кумулятивные данные за весь период реализации Проекта. И эти кумулятивные данные должны быть представлены в разных разделах с подробными расходами по каждому платежному документу. Следовательно, полный учет должен вестись с самого начала проекта, без использования процедур сверки в начале следующего финансового года.

 

Для решения этой задачи программное обеспечение 1С (версия 8.3) должно включать в себя дополнительный План счетов для ведения бухгалтерского учета в национальной валюте. При этом программное обеспечение должно автоматически поддерживать как План счетов – основной План счетов для учета в валюте кредита (гранта), так и дополнительный План счетов для учета в национальной валюте.

 

Отчеты, подлежащие включению в разработку функций: все отчеты, за исключением специальных отчетов для доноров, ежеквартальные неаудированные промежуточные отчеты доноров.

 

I.              План счетов.

План счетов используется для: (i) регистрации финансовых данных по соответствующим разделам и (ii) классификации и группировки финансовых данных для различных финансовых ведомостей. Структура плана счетов используется для обеспечения учета данных о: (i) компонентах, подкомпонентах, деятельности по проекту, (ii) категории расходов по проекту и (iii) источникам финансирования (кредит, грант, начисленные проценты и тендерные сборы за участие в торгах и т.д.).

Структура плана счетов должна полностью соответствовать таблицам расходов проекта, чтобы можно было сопоставлять фактические расходы по проекту во время реализации с бюджетом проекта.

План счетов бухгалтерского учета должен отражать текущие финансовые операции, являющиеся необходимым инструментом для ведения последовательной и точной бухгалтерской отчетности, а также для подготовки финансовой отчетности Проекта.

За основу взять план счетов, утвержденный постановлением Правительства Кыргызской Республики от 11 ноября 2013 года No 609, с необходимыми изменениями для соответствия требований проекта.

План счетов, который будет соответствовать кассовому методу учета МСУГС, должен отражать расходы по категориям и компонентам согласно финансовому соглашению по проекту, а поступления по источникам финансирования.

План счетов содержит следующие разделы:

• Текущие активы,

• Долгосрочные (внеоборотные) активы,

• Текущие (краткосрочные) обязательства,

• Долгосрочные обязательства,

• Операционные расходы,

• Общие и административные расходы,

• Доходы и расходы от не операционной деятельности (курсовая разница, штрафные санкции и т.д.).

 

II.            Модуль по закупкам.

Часть администрирования контрактов должна включать в себя следующие функции, основанные на базе учетной системы 1С. Эти функции помогут ОУП и ответственным сотрудникам снизить и устранить риски, связанные завышением бюджета, срыва сроков и более эффективно применять инструменты управления контрактами.

1.    Регистрация контракта. Система должна позволять специалисту по закупкам с помощью отдельного интерфейса вводить информацию по каждому подписанному контракту, дополнению или изменению в рамках Проекта. Система должна иметь отдельную регистрационную форму для регистрации контрактов, дополнений, изменений. Регистрационная форма должна включать в себя следующие поля: наименование контрагента (из базы данных или созданного), тип контракта, количество контрактов, предполагаемая сумма, фактическая сумма контракта, срок действия, дата подписания и дата завершения, загрузка подписанного контракта в формате PDF. Кроме того, система должна позволять вводить информацию, связанную с графиком платежей, включая сумму к оплате, описание результата, сроков. Подробная информация представлена ниже.

2.    Регистрационная форма должна иметь свой набор обязательных полей в зависимости от выбора категории контракта. Система должна давать возможность выбора категории контракта из списка (товары, работы, неконсультационные услуги или консультационные услуги) с указанием источника финансирования. В зависимости от выбранного варианта система должна дать следующие шаги:

2.1.        Если выбрана категория «Товары», система должна активировать график поставок, который заполняется специалистом по закупкам. График поставок должен состоять из: даты начала (дата), крайнего срока поставки (дата), описания товара, подлежащего поставке (текст), источника финансирования (кредит/грант). В системе должна быть предусмотрена возможность добавления строк в расписание поставок при необходимости и удаления строк.

2.2.        Если выбрана категория «Работы», система должна активировать график строительства, который должен заполнять специалист по закупкам. График строительства должен состоять из: даты начала (даты), срока окончания строительства (дата), объема работ, которые должны быть выполнены к указанному сроку (текст), источника финансирования (кредит/грант). Система должна иметь возможность добавлять строки в график строительства при необходимости и удалять строки.

2.3.        Если выбрана категория «Неконсультационные услуги», система должна активировать график поставки услуг, который заполняется специалистом по закупкам. График поставок должен состоять из: даты начала (дата), крайнего срока поставки услуг (дата), услуг, которые должны быть поставлены к указанному сроку (текст), источника финансирования (кредит/грант). В системе должна быть предусмотрена возможность добавления строк в расписание поставок при необходимости и удаления строк.

2.4.        Если выбрана категория «Консалтинговые услуги», то система должна предоставить следующий выбор: Контракт на основе времени, Контракт на основе единовременного платежа.

Если выбран единовременный договор, система должна активировать график поставки. График 2.1.1.    выполнения должен состоять из: даты начала, описания результата, крайнего срока представления результата. В системе должна быть предусмотрена возможность добавления строк в расписание поставок при необходимости и удаления строк.

2.1.2.    Если выбран контракт на основе времени, система должна активировать расписание экспертов. График работы экспертов должен состоять из: Ф.И.О. эксперта (текст), должности (текста), затраченного времени (чел./мес.), месячной ставки (количества), общей суммы по каждому эксперту, суммы возмещаемых расходов (количество), суммы налогов (число). Система должна иметь возможность добавлять строки в расписание эксперта при необходимости и удалять строки.

2.1.3.    Если выбрана единовременная сумма и контракт на основе времени, система должна активировать как график поставок, так и график экспертов, которые должны быть заполнены специалистом по закупкам. Система должна иметь возможность добавлять строки в расписания, если это необходимо, и удалять строки.

2.2.        Во время регистрации контрактной системы специалист по закупкам выбирать предопределенные атрибуты и вводить другие атрибуты контракта. Кроме того, система должна проверить номер контракта в базе данных, чтобы убедиться, что ввод номера контракта уникален. Если номер договора не уникален, система должна уведомить об этом пользователя. Список предопределенных атрибутов, перечисленных ниже.

3.    В случае продления сроков действия контрактов система должна позволять специалисту по закупкам пересматривать сроки и загружать соответствующие поправки и новые банковские гарантии. Регистрационная форма для внесения изменений в договор должна содержать следующие поля: описание изменения (текст), пересмотренная сумма договора (в случае изменения суммы), пересмотренная дата окончания срока действия договора (в случае изменения срока), форма загрузки подписанного изменения.

4.    Регистрационная форма для дополнения к договору должна содержать следующие поля: описание дополнения (текст), пересмотренная сумма договора (в случае изменения суммы), пересмотренная дата окончания срока действия договора (в случае изменения срока), форма загрузки подписанного изменения.

5.    Уведомления. Во время ввода Система должна уведомить по электронной почте специалиста по закупкам, финансового менеджера, директора ОУП и соответствующих специалистов о предстоящих сроках выполнения работ, контрактов, поставок. Кроме того, система должна уведомлять специалиста по закупкам, финансового менеджера и директора ОУП о приближающихся сроках предоставления банковских гарантий.

В момент подачи документов на оплату в системе должна быть отдельная форма, в которой специалист по закупкам будет указывать, какой результат был представлен к оплате, система должна сравнить представленную сумму к оплате с суммой за этот результат в соответствии с информацией, связанной с графиком платежей по 2.    контракту. В случае несоответствия информации о договоре в системе и предоставленной суммы, система должна уведомить пользователя о том, что суммы отличаются, а предоставленные платежные документы не должны быть зарегистрированы в системе. В случае совпадения суммы в системе и представленной суммы, система должна дать возможность провести оплату через систему. Когда оплата будет произведена, система должна изменить статус для этого результата как оплаченный и указанную оплаченную сумму.

3.    Для повременных контрактов на момент подачи документов для платежной системы должна быть отдельная форма с возможностью ввода реквизитов платежа. Эта форма должна основываться на первоначально заполненном графике экспертов при регистрации контракта. Необходимо ввести следующую информацию: номер платежного требования (номер), время, подлежащее оплате для каждого эксперта, сумма, подлежащая оплате за каждого эксперта, общая сумма, подлежащая оплате. Система должна сравнивать введенные цифры с текущими цифрами на предмет их не превышения. Это означает, что система не должна позволять платить больше, чем указано в системе, а специалисты не должны работать больше, чем есть.

4.    В то время как ответственные сотрудники регистрируют платежи по контракту, система должна иметь возможность уменьшить соответствующую сумму, указанную в регистрационной форме контракта, и иметь возможность сравнивать каждую сумму, уплаченную по контракту, с первоначально введенными данными, чтобы снизить риск превышения возможного бюджета по каждому контракту.

5.    Регистрация банковских гарантий. В процессе регистрации контракта система должна позволять специалисту по закупкам вносить в систему информацию о банковской гарантии, относящейся к данному контракту. Это должно быть реализовано как выбор, и если специалист по закупкам выбирает «Добавить банковскую гарантию», система должна открыть регистрационную форму. Регистрационная форма должна включать следующие поля: сумма банковской гарантии (номер), тип гарантии (список выдачи), наименование банка (список выдачи), загрузить отсканированную версию гарантии или другие подтверждающие документы. В случае продления в системе также должна быть кнопка «Продление банковской гарантии» на регистрационной форме банковской гарантии. Эта форма должна включать следующие поля: пересмотренная дата (дата), пересмотренная сумма (число), описание продления (текст).

6.    Справочник подрядчика. Система должна позволять вносить данные в справочник контрагентов по отдельной форме со следующим набором данных: ИНН-код (подтверждается sts.gov.kg), наименование контрагента, гражданство, место регистрации, вид деятельности. Система должна проверять каждый ИНН-код на наличие в базе данных Государственной налоговой инспекции. Совместные предприятия должны быть зарегистрированы как отдельное юридическое лицо. Система должна уведомить пользователя, если проверка не пройдена, обязательные поля не заполнены, контрагент с таким ПИН-кодом уже есть в базе данных (но система должна позволять регистрировать несколько контрагентов на один ПИН-код).

7.    Отчётность. Система должна предоставлять возможность формировать отчеты, связанные с администрированием контрактов. В системе должны быть разработаны следующие отчеты: общий обзор зарегистрированных в системе договоров с фильтрами по категориям, методам, типам договоров. Отчет должен содержать следующую информацию:

·           Номер контракта,

·           Описание контракта,

·           Крайний срок действия контракта (включая все связанные с ним изменения и дополнения),

·           Количество выпущенных изменений и дополнений,

·           Категория,

·           Метод,

·           Вид контракта,

·           Сумма контракта,

·           Выплаченная сумма,

·           Сумма, подлежащая оплате,

 

I.              Модуль учета строительных работ по контрактам.

Модуль учета строительных работ по контрактам должен быть связан с модулями по бухгалтерскому учету и модулю по закупкам, в части запланированных и фактически выплаченных средств по контрактам, а также в части сроков выполнения строительных работ, заложенных в контрактах с проектными институтами и подрядчиками.

Модуль должен включать в себя следующие обязательные функции:

·         Возможность загрузки из Excel изначального ВОРа (ведомости объемов работ);

·         Ввод данных Актов выполненных работ в 1С;

·         Автоматический подсчет процента выполнения работ введенным из АВР (акт выполненных работ) данным по отношению к изначально загруженным в 1С BОР, данный % должен отображаться в общей сводной таблице в виде отчета и показывать процент финансового освоения и физического освоения;

·         Выгрузка ВОР и АВР в формате Excel, загрузка и выгрузка документов в формате PDF (с подписями уполномоченных лиц);

·         Отслеживание сроков завершения контрактов по изначально загруженным срокам (уведомление инженера по почте за две недели до завершения контракта);

·         Возможность выпуска «Распоряжений» по контрактам в установленной формы с автоматическим изменением данных в форме «Распоряжения» на основании введенных данных из АВР и ВОР;

·         Автоматическое ведение в 1С накопительной ведомости по каждому объекту с возможностью выгрузки в формате Excel.

 

Форма отчетности для этого модуля должна включать следующие данные:

·         Местоположение подпроекта,

·         Название подпроекта, также в разрезе Лотов,

·         Подрядная организация, согласно контрактам/лотам,

·         План финансирования согласно Проектно-сметной документации,

·         План финансирования согласно контракту,

·         Выплаты в рамках контрактов/Лотов, включая уплаченную сумму, последнюю дату платежа, процент от оплаты к сумме контракта,

·         Акты выполненных работ, включая сумму АВР, процентное соотношение выполненных работ в рамках АВР к сумме контракта,

·         Дата начала планированная и фактическая, дата завершения планированная и фактическая,

·         Количество предполагаемых бенефициаров, включая домохозяйства,

·         Количество приобретенных и установленных счетчиков,

·         Дата передачи на баланс СВС и Акта приема-передачи.

 

 

I.              Модуль по мониторингу и отчетности по проектам, включая модуль по формированию, анализу и обработке онлайн анкет.

 

Модуль мониторинга и оценки будет состоять из доступа ко всем формам отчетов программного обеспечения в форме чтения и отдельному инструменту, позволяющему формировать, собирать и анализировать данные из онлайн опросников.

 

В рамках проекта планируется проводить опрос один раз в год посредством онлайн-анкетирования бенефициаров об их удовлетворенности качеством услуг водоснабжения и эффективности процесса взаимодействия участников проекта. Для этого необходимо разработать модуль с возможностью формирования онлайн опросника из разных типов вопросов. Ответы респондентов должны автоматически поступать в базу данных 1С и иметь возможность анализировать, обрабатывать и формировать формы отчетов.

 

 

II.            Модуль по «Тренингам и наращивание потенциала»

 

Этот модуль включает данные обо всех проведенных мероприятиях проекта по наращиванию потенциала бенефициаров. Система должна иметь возможность вводить данные о проведенных тренингах, семинарах, обменных визитах и других мероприятиях по наращиванию потенциала, включая даты и места проведения, количество и состав участников, а также загруженный отчет о таких мероприятиях. Система также должна иметь возможность формировать и выводить отчеты и данные в разрезе различных показателей, включая темы тренингов, данные по регионам и подпроектам и т.д.

Формы отчетов для этого модуля должны состоять из следующих минимальных данных:

·         Название тренинга,

·         Место проведения тренинга,

·         Планируемая и фактическая дата начала обучения, планируемая и фактическая дата окончания,

·         Объем обучения, плановый и фактический,

·         Количество участников тренинга, включая мужчин, женщин; в том числе и по сферам деятельности.

 

2.      Роли.

 

Система бухгалтерского учета должна включать в себя следующие роли:

·         Финансовый менеджер,

·         Специалист по выплатам,

·         Специалист по закупкам,

·         Директор,

·  Специалист по мониторингу и оценке,

Представление информации о контракте, включая изменения и дополнения

Ведение базы данных поставщика

 

Тип полей, заполняемых специалистом по закупкам при регистрации контракта:

Категория контракта (пикап-лист или один из набора),

Номер контракта (текст),

Сумма контракта (количество),

Валюта (пикап),

Тип контракта (пикап),

Наименование контрагента (пикап или новый подрядчик),

Дата начала (дата),

График поставок (комплект),

График строительства (комплект),

 

Каталоги. Предопределенные атрибуты контракта, которые должны быть реализованы в виде пикапа в соответствующей форме регистрации контракта:

Справочник контрагентов – база данных контрагентов, в случае отсутствия контрагента в базе данных. Должна быть возможность внесения подрядчика в базу данных.

Справочник типов контрактов – предопределённый системным каталогом (единовременный, основанный на времени, единовременный и основанный на времени).

Справочник методов закупок – предопределен системным каталогом (NCB, ICB, IC, LSC, CQS, QCBS, DS, QBS, FBB).

Справочник видов закупок – предопределенный системным справочником (Товары, Работы, Неконсультационные услуги, Консалтинговые услуги).

Справочник валют - предопределен системным каталогом.

Справочник Банков - база данных Банков, в случае отсутствия Банка в базе данных должна быть возможность внести контрагента в базу данных.

Каталог компонентов – предопределенное описание компонентов проекта, включая дополнительные операционные затраты, тренинги, компонент управления проектами.

Журналы. Система должна вести журналы любых изменений вышеуказанных действий. Журнал должен состоять из следующей информации: Дата и время изменения, имя пользователя, Описание изменения.

 

 

2.      Технические требования.

 

Требуемая версия программного обеспечения: версия 8.3

 

Поставщик предоставляет лицензионные ключи для использования программного продукта в объеме, запрошенном Клиентом.

Поставщик проводит обучение ответственного персонала и предоставляет руководство пользователя по разработанному программному обеспечению на русском языке.

Поставщик обеспечивает техническое обслуживание и услуги по улучшению программного обеспечения по запросу Покупателя в течение 2 месяцев с момента подписания Акта выполненных работ.

Требования к пользовательскому интерфейсу:

-       Обеспечение получения отчетов о результатах предоставленных услуг на русском языке;

-       Разработка интерфейса для англоязычных пользователей.

 

 

 

2.      Дополнительные требования.

 

Если некоторые работы, необходимые для успешного выполнения задания, не указаны, целью Заказчика является включение их в предложение, а целью Поставщика является их выполнение.

 

 

7.Окончательный результат

● Компьютеризированная система информационного управления проектом, способная вести бухгалтерский учет и мониторинг всех других мероприятий проекта в части закупок, строительных работ, наращивания потенциала, мониторинга и оценки, способная автоматически генерировать необходимые промежуточные отчеты. Разработка промежуточных отчетов по проекту.

● Поставщик будет также обеспечивать первоначальную поддержку и обучение всего персонала проекта как по вопросам функционирования системы управления, так и по вопросам функционирования компьютеризированной системы.

● Документирование системы проектирования и операционных процедур и средств контроля в рамках бухгалтерского учета главы «Финансового Управление», Операционного руководства. 

 

 

8. Сроки

Результат 1

Установка 1С на компьютеры пользователей, предоставление лицензионных ключей, модуля по бухгалтерскому учету, обучение должны быть завершены в течение четырех (4) недель с момента начала работы.

Результат 2

Установка модуля по закупкам, проведение обучения, должен быть выполнен в течение десяти (8) недель с момента начала выполнения задания.

Результат 3

Установка модуля для инженеров, проведение обучения, должны быть выполнены в течение десяти (12) недель с момента начала выполнения задания.

Результат 4

Установка модуля «Обучение, наращивание потенциала, мониторинг и оценка» должна быть завершена в течение десяти (16) недель после начала выполнения задания.

Результат 5-6

После установки программного обеспечения консультант Поставщика должен предоставить Руководство пользователя и провести обучение сотрудников финансового отдела ОУП и сопроводить программное обеспечение 1С версии 8.3 в течение 2 (двух) месяцев с момента поставки программного обеспечения и подписания окончательного акта приема-передачи.

Контракт будет подписан сроком на 6 (шесть) месяцев.

Поставщик услуг должен выполнить все вышеперечисленные задачи в течение 6 (шести) месяцев с даты подписания договора, с приведенным ниже графиком платежей:

9.    График платежей:

Результат	Синхронизация	Уплата
Результат 1	Подписание контракта + 4 недели	Первый платеж будет выплачен при сдаче 1-го результата - 17% от Суммы контракта
Результат 2	Подписание контракта + 8 недель	Второй платеж будет выплачен при сдаче 2-го результата - 17% от Суммы контракта
Результат 3	Подписание контракта + 12 недель	Третий платеж будет выплачен при подаче 3-го результата - 17% от Суммы контракта
Результат 4	Подписание контракта + 16 недель	Четвертый платеж будет выплачен при представлении 4-го результата - 17% от Суммы контракта
Результат 5-6	С завершения установки ПО и обучения работе с программным обеспечением и предоставления Руководства пользователя + 2 месяца	Финальный платеж при представлении Заключительного отчета об оказанных услугах и Акта приемки выполненных услуг - 32% от суммы контракта

 

10.  Порядок представления и утверждения отчетов:

Поставщик услуг предоставляет отчеты по результатам предоставленных услуг Финансовому менеджеру проекта, Директору ОУП и Главному специалисту по закупкам.

Заключительный отчет (распечатанный в 1 экземпляре и 1 электронном формате) с предоставленными продуктами утверждается директором ОУП, финансовым менеджером и главным специалистом по закупкам. Все результаты и отчеты будут предоставлены на русском языке.

 

11.  Ресурсы

Офисное помещение и компьютерная техника по контракту не предоставляются.  Поставщик также предоставит лицензированные ключи на пользование программного продукта.

 

12.  Минимальные квалификационные критерии:

 

·                    Наличие опыта (минимум 2 контракта) в реализации схожих заданий в проектах, финансируемых международными финансовыми институтами (Азиатский банк развития или другие доноры);

·                    Опыт в сфере программирования 10 лет;

·                    Конфигурация предлагаемого программного обеспечения адаптирована для проектов развития, финансируемых международными финансовыми организациями.

ФОРМА ПРЕДЛОЖЕНИЯ

(Товары)

                                                                                                          __ апреля 2025 года.

 

Кому: Проект АБР «Экологическое управление озером Иссык-Куль и устойчивое развитие туризма» при Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства

Адрес: город Бишкек, ул.Турусбекова 31

Телефон: + 996 553 537888

Электронная почта: j.adilbaeva@mail.ru

 

          Мы, предлагаем выполнить поставку «программное обеспечение «1С - Бухгалтерия» для отдела управления проектом (ОУП)» в соответствии с Условиями и Положениями Контракта и Графиком поставки и установки с указанием цен, прилагаемым к настоящему Предложению, по цене Контракта на сумму ________­­­­___­­­­­­________________­­­­[сумма прописью]________­­­­­­____ [сумма цифрами]  [название валюты]______________. Мы предлагаем выполнить поставку товаров, описанных в Контракте, в течение Срока Поставки, указанного в Графике поставки и установки с указанием цен.

 

            Настоящее коммерческое предложение и ваше письменное согласие с ним представляют собой обязывающий контракт, между нами.  Мы понимаем, что вы не обязаны принимать самое низкое или любое предложение, которое получаете.

 

            Настоящим мы подтверждаем, что данное Предложение соответствует условию Действительности Предложения и гарантии, установленным документом запроса ценовых предложений и условиями контракта, соответственно.

 

Мы: (а) являемся гражданами страны-члена АБР; (б) не были связаны с фирмой, которая подготовила дизайн и спецификации контракта, являющегося предметом данного запроса ценовых предложений; (в) не принадлежим Покупателю; (г) в настоящее время не находимся под санкциями или временным лишением прав на участие, наложенным Азиатским банком развития; и (e) насколько нам известно, нам не запрещено заключать контракты в соответствии с решением Совета Безопасности Организации Объединенных Наций.

 

Наименование поставщика:                _________________________________

Подпись уполномоченного лица:        _________________________________

Имя подписавшего контракт:              _________________________________

Должность лица, подписавшего контракт:  ______________________________

Адрес:                                                ________________________________

Номер телефона:                                 ________________________________

Номер факса, если есть:                    ________________________________

Адрес электронной почты (необязательно): ____________________________

_________________________________________________________________________________________________

КОНТРАКТ

 

 

Название страны и проекта: Кыргызская Республика, Проект АБР «Экологическое управление озером Иссык-Куль и устойчивое развитие туризма» (L4454-KGZ(COL) / G0949-KGZ(SF))

Название контракта: программное обеспечение «1С - Бухгалтерия» для отдела управления проектом (ОУП) 

Номер контракта: G-04

 

Настоящий Контракт заключен ___ [дата] ____ числа __ [месяца], ____ [года] ____ Проект АБР «Экологическое управление озером Иссык-Куль и устойчивое развитие туризма» при Министерстве строительства, архитектуры и жилищно-коммунального хозяйства (Минстрой) с одной стороны (именуемый в дальнейшем «Покупатель») и ___ [название Поставщика] ________ (именуемый в дальнейшем «Поставщик»), с другой стороны.

 

Принимая во внимание, что Покупатель запросил ценовое предложение на поставку и установку

программного обеспечения «1С - Бухгалтерия» для ОУП, которое должно быть поставлено Поставщиком в соответствии с Контрактом, и принято Предложение Поставщика на сумму ___ [сумма прописью]_[сумма цифрами]  далее называется «Цена Контракта».

 

Покупатель и Поставщик договорились о нижеследующем:

1.     Следующие документы считаются составляющими, должны читаться и толковаться как часть настоящего Контракта, а именно:

a)    Форма предложения с графиком поставки и установки;

b)    Условия и положения контракта; и

c)    Технические спецификации

 

2.     Принимая во внимание платежи, которые Покупатель должен произвести Поставщику, как это предусмотрено настоящим Контрактом, Поставщик настоящим заключает настоящий Контракт с Покупателем на выполнение и завершение поставки товаров в рамках Контракта и устранения любых дефектов в них в соответствии с положениями настоящего Контракта и его положений, и условий.

 

3.     Покупатель соглашается выплатить Поставщику, в счет поставки и доставки товаров, а также устранения в них дефектов, Цену Контракта, указанную и принятую в Форме предложения, в соответствии с условиями оплаты, предусмотренными в Условиях и положениях контракта.

 

 

В УДОСТОВЕРЕНИЕ чего стороны подписали Контракт в соответствии с законодательством Кыргызской Республики на дату, указанную выше.